Esmarn inicia projeto-piloto de Gestão Documental para processos administrativos

Servidores do Poder Judiciário participaram do curso inaugural do projeto (Foto: Divulgação/Esmarn)

Você sabe o que é Gestão Documental e a importância para preservar a memória, aperfeiçoar buscas e pesquisas e, até mesmo, contribuir com o meio ambiente? É fato que todos nós produzimos e colecionamos, ao longo de nossas vidas, um volume considerável de documentos, agora imagine essa realidade dentro de empresas e instituições públicas.

No Poder Judiciário, por exemplo, onde, diariamente, são produzidos e recebidos grande volume de documentos, sejam processos judiciais ou administrativos, em formato físico e digital, centenas de dados circulam entre setores e são manuseados por cidadãos. Como lidar com essa dimensão de informações?

É nesse contexto que a Escola da Magistratura do Rio Grande do Norte (Esmarn) e o Núcleo Permanente de Avaliação e Gestão Documental, Memória, Informações e Dados Públicos (Nugedid), do Poder Judiciário Potiguar, iniciaram um projeto-piloto para treinamento de servidores em Gestão Documental de processos administrativos. A iniciativa começou com um curso realizado na sede da Escola, durante essa quarta e quinta-feira (20 e 21), para servidores da instituição, da Secretaria de Administração do Tribunal de Justiça e do Nugedid, ministrado pela pós-doutora, Adriana Carla Silva e o pós-graduado e servidor de carreira do Poder Judiciário do RN, Francisco Ribeiro.

Gestão Documental

A Gestão Documental, tecnicamente falando, define-se como um conjunto de procedimentos e operações técnicas referentes à produção, tramitação, uso, avaliação e arquivamento de documentos, visando sua eliminação ou recolhimento para guarda permanente. Além da Gestão Documental em processos judiciais, o Nugedid, a pedido do diretor da Esmarn, desembargador Saraiva Sobrinho, pensou em iniciar essa política nas áreas administrativas.

Embora ainda seja um projeto-piloto, a professora Adriana Carla ressalta que a intenção é de também ser colocado em prática em outras unidades do TJRN. “Até então, algumas ações que foram realizadas se voltaram para as áreas judiciais, mas, em específico, nós criamos um conteúdo para pensar a necessidade da Esmarn. Por isso, é um grande desafio, por ser uma área pouco difundida e tecnicamente de pouco conhecimento para todos, embora todos os servidores produzam documentos institucionais.”, explica.

O chefe do Setor de Licitações da Esmarn e aluno, Severino Neto, ressalta que o curso e o tratamento da Gestão Documental para as áreas administrativas surgem num momento de extrema importância para o Poder Judiciário potiguar, devido ao seu estágio avançado da digitalização e da autuação e tramitação de processos eminentemente eletrônicos. “A digitalização de documentos, que é um dos pontos apresentados neste curso, vem ao encontro de tudo isso que está acontecendo agora, porque facilitará a autuação, tramitação, consulta e manejo dos processos, além de tornar mais fácil a disponibilização de tais procedimentos à sociedade, em vista do que diz a Lei de Acesso a Informação”, afirma.

Eudes Andrade, servidor do Departamento de Recursos Materiais (DRM), também levanta a importância de tais procedimentos para, segundo ele, “evitar guardar documentos que já não sejam necessários, e saber o regramento que aquele documento sofrerá ao longo da sua vida”, conclui.

Print Friendly, PDF & Email

Deixe um comentário

O seu endereço de e-mail não será publicado. Campos obrigatórios são marcados com *